Inleiding

Dit vrijwilligersbeleid is ontwikkeld om een inclusieve, respectvolle, veilige en ondersteunende omgeving te creëren voor alle vrijwilligers binnen de Protestantse Gemeente te Haarlem. Met een diverse groep van vele vrijwilligers, met verschillende achtergronden en vanuit diverse leeftijdscategorieën, is het essentieel dat we samen een cultuur van openheid, feedback en samenwerking bevorderen. We weten ons daarbij geïnspireerd door de woorden uit Filippenzen 4:5 ‘Laat iedereen u kennen als vriendelijke mensen.‘

Doel van het beleid

Het doel van dit beleid is om:

• Duidelijke richtlijnen te bieden voor gewenst gedrag.
• Een cultuur van respect en begrip te bevorderen die rekening houdt met onze diversiteit.
• Te beschrijven hoe om te gaan met ongewenst gedrag.
  

Gewenst gedrag

Wij verwachten van al onze vrijwilligers dat zij zich houden aan de volgende gedragsregels:

1. Respect en waardering:

• Behandel iedereen met respect, ongeacht leeftijd, achtergrond of cultuur.
• Erken en waardeer de unieke bijdragen van ieder lid aan de gemeente.

2. Open communicatie:

• Moedig open en eerlijke communicatie aan; deel ideeën en zorgen op een respectvolle manier.
• Luister actief naar anderen en geef ruimte voor verschillende meningen.

3. Teamgeest:

• Werk samen als een team, waarbij ieder teamlid gelijkwaardig is.
• Ondersteun elkaar in taken en verantwoordelijkheden.

4. Verantwoordelijkheid:

• Neem verantwoordelijkheid voor je rol en taken; kom afspraken na en wees op tijd.
• Zorg voor een veilige en hygiënische werkomgeving.

5. Constructieve feedback:

• Geef feedback op een positieve en constructieve manier, gericht op groei en verbetering.
• Ontvang feedback openhartig en beschouw dit als een kans om te leren.

6. Integriteit:

• Handhaaf eerlijkheid en transparantie in alle handelingen en communicatie.
• Respecteer vertrouwelijkheid waar dat nodig is, vooral met betrekking tot persoonlijke informatie van leden.

7. Respect voor grenzen:

• Respecteer de persoonlijke grenzen van anderen en ga op een zorgvuldige manier om met privé-informatie.
• Voorkom ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie of intimidatie in welke vorm dan ook.
• Vermijd een-op-een contact in het jeugdwerk.
• Seksueel overschrijdend gedrag is ontoelaatbaar.

8. VOG-verklaring:

Voor alle ambtsdragers en voor meerderjarige vrijwilligers die in het kader van hun vrijwilligerswerk contacten hebben met kwetsbare groepen zoals kinderen en ouderen, is het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. Dit helpt om een veilige omgeving te waarborgen voor iedereen.

9. Een cultuur van openheid

• We zetten ons in om samen te werken aan een cultuur van openheid. Dat draagt bij aan de gemeente als een veilige omgeving.
• We zijn alert en spreken elkaar aan wanneer we signalen opvangen of situaties van ongewenst gedrag meemaken.
• Wanneer we aarzelen over de aanvaardbaarheid van gedrag van onszelf of een ander, kunnen we contact zoeken met een van de vertrouwenspersonen.

Omgaan met ongewenst gedrag

Als er situaties ontstaan waarin gedrag niet voldoet aan onze verwachtingen volgen we de volgende stappen:

1. Bespreek het gedrag: Spreek iemand bij ongewenst gedrag direct en respectvol aan. Gebruik “ik”-boodschappen om je gevoelens en observaties te delen.
2. Feedbackmoment: Indien het gedrag aanhoudt, vraag dan om een feedbackmoment. Dit kan in een een-op-een gesprek of met een teamlid als mediator. Het doel is om openhartig te bespreken wat er aan de hand is en naar oplossingen te zoeken.
3. Documentatie: Houd eventuele gesprekken en afspraken zo nodig schriftelijk bij. Dit kan nuttig zijn voor toekomstige referentie.
4. Escalatie: Als het probleem niet opgelost kan worden via bovenstaande stappen, kan het nodig zijn om de situatie te bespreken met een vertrouwenspersoon en/of een door het moderamen van de AK aan te wijzen persoon. Zij zullen de situatie bekijken en passende maatregelen nemen.
5. Ondersteuning: We bieden ondersteuning aan vrijwilligers die te maken krijgen met ongewenst gedrag, zodat zij zich veilig en gehoord voelen.

Slotwoord

Met dit beleid willen we een veilige, inclusieve en inspirerende omgeving creëren voor al onze vrijwilligers in de Protestantse Gemeente te Haarlem. Samen kunnen we zo geloofwaardig en betrouwbaar een veilige kerk zijn voor iedereen.

Mei 2025